Bạn có phải là một người hay trì hoãn? Khi đảm nhận một dự án quan trọng, bạn phải dồn toàn bộ sức trí lực để hoàn thành nó. Song, bạn sẽ lại có vô vàn lý do để bao biện cho việc trì hoãn dự án này. Bạn cảm thấy bất lực nhưng không biết phải làm sao? Đừng lo lắng, bài viết này sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề nan giải này nhé!

7 Lý do bao biện cho việc trì hoãn

Trước khi đến với những bí quyết chống lại thói quen trì hoãn, hãy cùng tìm hiểu những lý do phổ biến nhất mà mọi người hay sử dụng để bao biện cho sự trì hoãn.

Mỗi khi trì hoãn mọi người hay dùng 7 lý do để bao biện:

1. Nó chẳng quan trọng lắm
2. Tôi cần làm việc này trước
3. Tôi cần thêm thông tin
4. Tôi bị quá tải
5. Giờ tôi không có thời gian
6. Tôi lại quên làm nó mất rồi
7. Tôi không thích làm việc này chút nào cả

Thói quen trì hoãn có sự ảnh hưởng khủng khiếp như thế nào?

Thoạt đầu tác động của sự trì hoãn có vẻ không tệ lắm, nhưng theo thời gian, những tác động đó có thể gia tăng, hình thành, và dẫn đến tác hại về nhiều mặt.

1. Mất thời gian quý giá
2. Vụt mất cơ hội
3. Không đạt được mục tiêu
4. Làm hỏng sự nghiệp
5. Lòng tự tôn thấp
6. Đưa ra quyết định sai lầm
7. Ảnh hưởng đến danh tiếng bản thân
8. Rủi ro về sức khỏe

6 thói quen chống lại sự trì hoãn

Việc hình thành nên những thói quen để ngăn chặn tư tưởng “bao biện” là đều vô cùng quan trọng. Hãy bắt đầu hành trình với  6 thói quen để trở thành một người nói “không” với trì hoãn.

1. Sử dụng quy tắc 80/20 để ra quyết định

Chúng ta thường trì hoãn bởi mớ công việc đang ngập đầu ngập cổ. Theo tôi, nguyên do là vì bạn không xác định được đâu là điều thực sự quan trọng trong công việc cũng như đời sống cá nhân của mình. Thật may là bạn có thể vượt qua được điều này bằng cách áp dụng triệt để quy tắc 80/20.

Bạn có thể dùng quy tắc 80/20 để chống lại sự trì hoãn theo 5 bước sau:

Bước 1: Xác định những nhiệm vụ 80/20

Cách đơn giản nhất để áp dụng quy tắc 80/20 là xác định đâu là điều thực sự quan trọng và dành nhiều thời gian hơn cho những điều đó, 20% công việc tạo ra 80% kết quả và hạnh phúc của bạn.

Bước 2: Đặt một câu hỏi đơn giản

Thời gian của bạn là hữu hạn. Vậy tại sao bạn lại tiêu tốn nó vào những việc vô bổ? Bất cứ khi nào bạn đứng trước một dự án hoặc một công việc mới, hãy tự hỏi một câu hỏi đơn giản: “Công việc này đang trợ giúp hay phá hủy các hoạt động 80% của tôi?” Hãy nhớ: Đừng bao giờ biến những ưu tiên cảu người khác thành của bạn.

Bước 3: Loại bỏ hoặc ủy quyền

Danh sách công việc của bạn không nên bị lấp đầy bởi những việc không quan trọng. Nếu một hành động không mang lại sự hài lòng hoặc một kết quả đo lường được, thì bạn cần loại bỏ nó. Hãy hoặc là chuyển giao nó cho một ai khác (ủy quyền) hoặc là loại bỏ nó hoàn toàn.

Bước 4: Đừng nhồi thêm vào mà hãy thay thế

Việc nhồi nhét thêm đó sẽ chỉ khiến bạn cảm thấy quá tải mà thôi. Thay vào đó một giải pháp đươn giản hơn là thế chỗ dự án đó và công việc đang không tạo ra kết quả. Đó là cách bạn có thể tập trung được vào các công việc mang lại 80% kết quả mà không bị chìm nghỉm giữa đống công việc nhiều thời gian.

Bước 5: Hãy thực hiện “sự trì hoãn sáng tạo”

Mấu chốt của sự trì hoãn sáng tạo là tạo ra một thói quen rà soát danh sách những công việc tạm gác lại. Bạn nên rà soát lại nó hằng tháng, theo dõi những mục tiêu của mình và xác định xem bạn có thời gian cho những dự án mới hay không.

Phải mất một khoảng thời gian việc thực hiện quy tác 80/20 mới đi vào nề nếp. Ban đầu, sẽ khá khó khăn để buông tay với những dự án mà bạn từng nghĩ nó quan trọng. Nhưng cuối cùng, bạn sẽ nhận ra rằng nó chỉ đang làm lãng phí thời gian quý giá. Hãy áp dụng quy tác 80/20 và bạn sẽ không phải trải qua cảm giác quá tải nữa. Thay vào đó, bạn sẽ thực hiện được những công việc quan trọng nhất với cuộc sống của mình.

2. Hướng mọi hành động đến tiêu chí S.M.A.R.T

Hãy tạo thói quen liên hệ mọi công việc với mục tiêu. Bất cứ khi nào bạn bắt đầu một việc gì đó, hãy tự hỏi bản thân liệu công việc đó có phù hợp với kế hoạch và hướng đến mục tiêu của bạn không.

Cách sử dụng những mục tiêu S.MA.R.T để chống lại sự trì hoãn:

1. Nghĩ về những gì bạn muốn đạt được trong 3 tháng tới.
2. Viết ra những mục tiêu S.M.A.R.T cho những lĩnh vực khác nhau trong cuộc sống của bạn.
3. Lên kế hoạch hành động cho từng mục tiêu.
4. Đánh giá lại những mục tiêu đó hàng ngày.
5. Tìm ra mối liên hệ cảu từng dự án mưới với mục tiêu.
6. Loại bỏ (hoặc ủy quyền) bất cứ công việc nào không phù hợp với những mục tiêu hiện tại của bạn.
7. Sau ba tháng, hãy đánh giá thành công tổng thể của bạn.
8. Tạo ra những mục tiêu mới, khó khăn hơn.

Với việc thiết lập những mục tiêu S.M.A.R.T bạn sẽ tạo được một danh sách những việc hiện tại đóng vai trò quan trọng trong cuộc đời bạn. Nếu công việc đó đủ quan trọng, hãy thực hiện nó, nếu không, hãy quyết tâm loại bỏ nó.

Chú thích: Specific: Cụ thể, Measurable: Đo lường được, Attainable: Có thể đạt được, Relevant: Liên quan, Time – bound: Giới hạn thời gian

3. Nắm bắt ý tưởng của bạn

Có 2 cách để nắm bắt ý tưởng. Cách đầu tiên, rất cổ điển, đó là sử dụng giấy và bút, ghi lại tất cả những suy nghĩ và ý tưởng khi chúng xuất hiện. Lựa chọn tiếp theo là Evernote, công cụ này cho phép bạn ghi âm, chụp ảnh, ghi chú cá nhân và trích đoạn trên web.

Người ta nói rằng, trong một thời điểm nào đó của cuộc đời, mỗi người đều nảy ra được một ý tưởng trị giá triệu đô. Việc phát triển thói quen này sẽ giúp bạn trở nên tốt hơn trong việc hành động tức thì.

4. Tạo ra những danh sách dự án

Xác định rõ mọi nhiệm vụ cần được hoàn thành đối với từng dự án. Phân tách mọi công việc thành những bước hành động dễ dàng thực hiện, bạn sẽ nhận ra hoàn thành nhiệm vụ không hề khó.

Hãy ứng dụng quy trình đơn giản này để phát triển thói quen lên danh sách dự án:

1. Mua một quyển số ghi chú.
2. Dành mỗi trang cho từng dự án
3. Nghĩ về một mục tiêu hoặc kết quả chính của dự án
4. Viết ra những bước hành động cần được hoàn thành.
5. Làm ít nhất một mục trong danh sách này mỗi ngày

Với nhiều người, việc tạo ra một danh sách những bước cần làm có vẻ như chỉ làm công việc nặng thêm. Tuy nhiên, nó thực sự là một công việc quan trọng và cần thiết. Khi đã có được một danh sách những bước cần làm, bạn không cần đoán xem cần làm gì nữa mà chỉ cần làm theo từng bước trong danh sách thôi.

5. Nói “không” với những hoạt động có mức độ ưu tiên thấp

Nếu bạn thực sự không muốn làm điều đó, thì có thể đã đến lúc buông tay. Phần khó khăn nhất trong việc học cách nói “không” là xử lý phản ứng của những người khác khi bạn nói với họ rằng ưu tiên cảu họ không phải là của bạn.

Sau đây là 4 bước đơn giản để làm điều này:

• Bước 1: Xác định những công việc có tính chất bắt buộc.
• Bước 2: Phân tích một cách cẩn trọng từng yêu cầu so với các ưu tiên và công việc hiện tại 
• Bước 3: Thẳng thắn với mọi người về những yêu cầu của họ. Nếu bạ biết rằng mình sẽ không bao giờ thực hiện chúng, thì hãy nói với họ ngay lập tức.
• Bước 4: Hãy cố gắng kết thúc cuộc trò chuyện theo hướng tích cực. Nếu bạn không thể giúp họ, hãy gợi ý về một người khác có thể giúp được họ.

6. Theo dõi quá trình và những thành công của bạn

Bất kể khi nào bạn cảm thấy thiếu động lực, bạn có thể nhìn lại những thành quả mà bạn đã đạt được để xem mình đã tiến xa đến đâu.

Việc theo dõi có hai lợi ích:

• Đầu tiên, bạn sẽ có được động lực để tiếp tục thực hiện công việc.

• Thứ hai, bạn sẽ học được từ những kinh nghiệm cũ.

Tổng kết:

Sự trì hoãn tưởng chừng chỉ là một thói quen xấu nhỏ nhặt nhưng dần đà mọi thứ dường như vượt ra khỏi tầm kiểm soát. Ngay bây giờ hãy ứng dụng 6 thói quen để loại bỏ căn bệnh mang tên trì hoãn này. Mọi thành công hoặc thất bại trong đời đều bắt đầu từ những thói quen. 

Theo: 

• S.J.Scott. (2015). Ngay bây giờ hoặc không bao giờ. Công ty Cổ phần In và Truyền thông Hợp Pháp: Nhà xuất bản Lao Động và được biện soạn lại bởi GGroup Carrer.
• Kirstin O´Donovan. (2021). 8 Dreadful Effects of Procrastination That Can Destroy Your Life.

Truy cập ngày 24/12/2021, từ https://www.lifehack.org/articles/productivity/8-ways-procrastination-can-destroy-your-life.html và được biện soạn lại bởi GGroup Carrer.